Entiendo que serán de utilidad para muchos de los que pasan por aquí e invierten algo de su tiempo leyendo este blog y trabajan de forma intensiva con Outlook. Escribiré una relación de 4 o 5 post sobre el tema. Hoy lanzo el primero de ellos, en unos días veré si mis primeras palabras son en vano o no.
Desde mi punto de vista -desde el punto de vista del soporte- hay algunos elementos básicos de Outlook que se deberían conocer -o que nos deberían enseñar, o que deberíamos preocuparnos por aprender, o lo que sea, el caso es que no se quien tiene que hacerse responsable de estas cosas, pero lo quiero dejar dicho- para comprender como funciona Outlook de forma básica con el objetivo de ser ágiles, prácticos y tener la seguridad necesaria en todo momento para con las operaciones que hacemos con este cliente de correo.
Desde mi punto de vista son elementos sencillos que quiero enumerar y explicar sin tecnicismos. Espero conseguirlo.
Para aquellos que hagan un uso intensivo de esta herramienta o que quieran trabajar con ella, para aquellos que tengan problemas con Outlook, para aquellos que quieran aprender lo que yo les pueda enseñar, para aquellos que quierar aportar algo en los comentarios, para todos ellos, van dirigidas estas líneas. Atentos.
Desde mi punto de vista es fundamental como mínimo saber 2 cosas:
- Outlook trabaja -como mínimo- con un archivo PST.
- Los archivos PST son archivos contenedores de información.
Me explico, toda la información que visualizamos en Outlook, tanto los correos, las tareas, las notas, los calendarios, el diario, etc, se almacenan en un único archivo que por defecto siempre se llama "outlook.pst".
Por lo tanto, dado que nuestra información es SIEMPRE muy sensible y, dicho archivo contiene todos nuestros datos e información, tenemos que custodiarlo muy muy bien porque cualquier problema que tenga ese archivo, es un problema directo contra nuestra información, y por lo tanto, es un problema directo contra nosotros y por lo tanto, es UN PROBLEMA MUY GORDO.
Perder todos nuestros correos electrónicos, todos nuestros contactos, todas nuestras tareas, etc, no es un trago apetecible para nadie.
Es muy importante aplicarle a este archivo lo que yo llamo el "principio de copia de seguridad", es decir, tenemos la RESPONSABILIDAD y la OBLIGACION de realizar una copia de seguridad de todos nuestros archivos y de este más si cabe todavía.
En caso de problemas, queremos que Microsoft o el informático al que le pedimos ayuda nos salve el culo a toda costa y si no puede, nos solemos acordar de mucha gente.
Por favor, seamos sentatos y coherentes con nuestros actos, no hagamos responsables a terceros de algo que es nuestra responsabilidad y obligación.
¿Cómo configurar archivos PST?
Hemos dicho que los archivos PST contienen toda la información relativa a correos, contactos, notas, citas en el calendario, notas en el diario y tareas. Toda esta información la podemos gestionar y administrar mejor en función de la pericia que tenga cada persona con OUTLOOK.
Outlook es una aplicación típica de entornos corporativos y más tarde o más temprano queremos utilizarla para uso personal. Os explico unas pautas interesantes de configuración que desde mi punto de vista son bastante útiles.
Como crear manualemente archivos PST para almacenar información
Podemos crear manualmente cuantos archivos PST nos hagan falta y repartirnos entre ellos toda la información. Esta operación es especialmente útil sobre todo para que la suma de toda nuestra información no se acumule en un único archivo PST, ya que, con el paso del tiempo este archivo puede llegar a tener un tamañó superior a los 2 gigas y esta cifra puede comprometer bastante el rendimiento de la aplicación y crearnos algún que otro dolor de cabeza, por lo que no conviene sobrepasarla.
Para evitar incurrir en la circunstancia de tener un archivo PST de más de 2 gigas podemos organizar toda nuestra información del año fiscal en curso en un único PST y crear otros archivos PST para cada año fiscal, es decir, podemos tener un PST llamado 2009.pst, otro llamado 2008.pst y así sucesivamente. Cada uno de ellos con la misma estructura de información pero con información de cada año fiscal. Si alguien sugiere otra forma, bienvenida sea. Déjanos un comentario.
Para crear un archivo de datos PST pinchamos en el menú Archivo, Administración de archivos de datos y a continuación hacemos clic en Agregar.
Introducimos un nombre -no emplear carpetas personales- por ejemplo, podemos emplear outlook2.pst o 2008.pst, etc. Una vez creado el archivo nos pregunta que nombre queremos darle de nuevo. En este caso, pregunta por el nombre que aparecera en el lateral izquierdo justo debajo de Outlook para hoy.
En definitiva, debemos pensar como queremos organizar nuestra información y a continuación crear los archivos PST necesarios para tal fin. Esta estrucctura tiene que tener sentido en función de nuestra forma de trabajar. Por otro lado, es importante tener en cuenta que estos archivos no sobrepasen los 2 gigas de tamaño, de esta forma, tendremos menos problemas en el futuro y notaremos un mejor rendimiento de Outlook.
En el siguiente post, explicaré como emplear la herramienta SCANPST, una herramienta fundamental cuando nuestros archivos PST se corrompen o se averían, fruto de un corte de luz por ejemplo.
